Zwischen digitalem Aufbruch und Stationsalltag
Die elektronische Patientenakte hat den Schritt von der gesundheitspolitischen Konzeption in den klinischen Regelbetrieb vollzogen. Mit dem Digital-Gesetz wurden die Rahmenbedingungen für ein Opt-out-Modell geschaffen. Seit Januar 2025 sollen gesetzlich Versicherte grundsätzlich eine ePA erhalten, sofern sie nicht widersprechen. Für Krankenhäuser bedeutet das weit mehr als die Einführung eines zusätzlichen digitalen Ablageorts. Aufnahme, Behandlung, Entlassung, Dokumentation und sektorübergreifende Kommunikation müssen so organisiert werden, dass relevante Informationen zuverlässig verfügbar sind und zugleich rechtssicher verarbeitet werden.
Im Stationsalltag zeigt sich jedoch ein Spannungsfeld. Ärztlicher Dienst und Pflege erwarten einen schnellen Zugriff auf Vormedikation, Allergien, Vorbefunde und Entlassdokumente. Gleichzeitig drohen zusätzliche Anmeldevorgänge, unklare Berechtigungen, doppelte Dokumentation und Medienbrüche. Der entscheidende Prüfstein ist deshalb nicht, ob eine ePA technisch vorhanden ist, sondern ob sie den klinischen Ablauf tatsächlich unterstützt. Für Klinikleitungen, IT-Verantwortliche und Pflegemanagement geht es um eine pragmatische Einordnung: Welche Prozesse schaffen messbaren Nutzen, und wo wird Digitalisierung zur neuen Bürokratie?
Klinischer Mehrwert in zeitkritischen Behandlungsszenarien
Besonders deutlich wird der mögliche Nutzen im Schockraum und in der Akutversorgung. Wenn die Anamnese unvollständig ist, der Patient nicht ansprechbar ist oder Angehörige nicht sofort erreichbar sind, können strukturierte Informationen zu Allergien, Antikoagulation, chronischen Erkrankungen und aktueller Medikation die erste Behandlung entscheidend beeinflussen. Die ePA ersetzt dabei weder die klinische Untersuchung noch die professionelle Einschätzung. Sie kann aber die Informationsbasis verbessern, auf der innerhalb weniger Minuten über Diagnostik und Therapie entschieden wird.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Vermeidung redundanter Untersuchungen. Liegen aktuelle Befunde, Bildgebung oder Arztbriefe auffindbar vor, müssen sie nicht zwingend erneut angefordert oder wiederholt werden. Das spart Zeit, reduziert Belastungen für Patienten und entlastet diagnostische Einheiten. Auch Medikationsfehler lassen sich eher vermeiden, wenn Verordnungen, Änderungen und bekannte Unverträglichkeiten nicht über mehrere Papierakten, lokale Systeme und Telefonate zusammengesucht werden müssen. Die Voraussetzung ist allerdings, dass Informationen vollständig, aktuell, strukturiert und im KIS ohne umständliche Suche sichtbar sind.
Die internationale Forschung zur Emergency Medicine Informatics beschreibt genau diese Verbindung aus elektronischer Akte, klinischen Entscheidungsunterstützungssystemen, Interoperabilität und Datenanalyse als Grundlage für sicherere und effizientere Notfallversorgung. Die umfassende Übersichtsarbeit zur Informatik in der Notfallmedizin verweist zugleich auf die Grenzen: Uneinheitliche Datenformate, veraltete Systeme, Datenschutzanforderungen und unzureichende Usability können den erwarteten Gewinn erheblich schmälern. Auch nationale Erhebungen aus dem ambulanten Bereich zeigen, dass der wahrgenommene Nutzen mit zertifizierten Systemen und wachsender Anwendungserfahrung zunimmt. Daraus lassen sich für Kliniken mehrere praktische Ziele ableiten:
- Notfallrelevante Angaben müssen ohne lange Navigation auffindbar sein.
- Medikations- und Allergieinformationen sollten strukturiert statt ausschließlich als Freitext vorliegen.
- Warnungen müssen klinisch relevant, verständlich und priorisiert sein, damit keine Alarmmüdigkeit entsteht.
- Relevante Dokumente sollten automatisch und nachvollziehbar in den richtigen Behandlungskontext gelangen.
Datenschutz als Schutzschild oder Behandlungsbremse
Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz, sozialrechtliche Vorgaben und die ärztliche Schweigepflicht bilden deshalb keinen optionalen Prüfrahmen, sondern die Grundlage jeder ePA-Nutzung. Für Kliniken entsteht daraus eine anspruchsvolle Balance: Der Zugriff muss in einer zeitkritischen Situation schnell möglich sein, darf aber nicht pauschal allen Beschäftigten offenstehen. Ein sicherer Prozess verbindet daher Rollen, Zweckbindung, Protokollierung und eine klare Notfallregelung.
Das Opt-out-Prinzip verändert die Ausgangslage gegenüber einer rein freiwilligen Akte. Versicherte erhalten grundsätzlich eine ePA, können deren Einrichtung oder bestimmte Verarbeitungen jedoch ablehnen. In der Praxis müssen Krankenhäuser deshalb nicht nur technische Funktionen bereitstellen, sondern Patienten verständlich informieren und Widersprüche korrekt berücksichtigen. Ebenso wichtig ist die Frage, welche Berufsgruppen auf welche Inhalte zugreifen dürfen. Ein Berechtigungskonzept sollte sich am Behandlungsauftrag und am Need-to-know-Prinzip orientieren, nicht allein an organisatorischen Bezeichnungen wie Station oder Abteilung.
Für die Ausgestaltung empfiehlt sich die Orientierung an den Informationen und Transparenzvorgaben des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, der als Authoritative Source für Datenschutzfragen dient. Erforderlich sind unter anderem nachvollziehbare Protokolle, sichere Identitäts- und Zugriffsverwaltung sowie dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen. Besonders relevant sind dabei:
- rollenbasierte Zugriffe mit regelmäßig überprüften Berechtigungen
- starke Authentifizierung und ein verlässliches Verfahren zur Kontosperrung
- vollständige Protokollierung von Zugriffen, Änderungen und Übermittlungen
- klar definierte Notfallzugriffe mit nachträglicher Kontrolle
- Schulungen zu Schweigepflicht, Fehlversand, mobilen Endgeräten und Cyberangriffen
Datenschutz darf jedoch nicht als pauschale Begründung für schwer bedienbare Abläufe dienen. Wenn ein Notfallzugriff erst nach mehreren manuellen Prüfungen möglich ist, entsteht ein klinisches Risiko. Umgekehrt gefährdet ein unkontrollierter Sammelzugriff das Vertrauen der Patienten. Die Lösung liegt in einer abgestuften Architektur, die Normalbetrieb und Notfallbetrieb unterscheidet, jeden Zugriff nachvollziehbar macht und Verantwortlichkeiten eindeutig zuweist.
Usability und KIS-Integration als Schlüssel zur Akzeptanz
Die größte Akzeptanzbarriere entsteht häufig nicht durch die ePA selbst, sondern durch ihre Einbettung in den Arbeitsalltag. Ärztinnen und Ärzte sowie Pflegefachpersonen arbeiten unter Zeitdruck, wechseln zwischen Visite, Diagnostik, Telefonaten und Dokumentation. Jede zusätzliche Anmeldung, jeder unnötige Suchvorgang und jede doppelte Eingabe erhöht die kognitive Belastung. Ein System kann formal interoperabel sein und dennoch praktisch scheitern, wenn Informationen an verschiedenen Stellen liegen oder relevante Funktionen nur über lange Klickpfade erreichbar sind.
Eine aktuelle Scoping-Review zu Usability-Problemen elektronischer Gesundheitsakten wertete 28 Studien aus, die zwischen 2007 und 2024 veröffentlicht wurden. Wiederkehrende Befunde waren unterbrochene Arbeitsabläufe, fragmentierte Informationen, wiederholte Dateneingabe, schwache Suchfunktionen und häufiges Wechseln zwischen Bildschirmen. Als Folge verlängerte sich die Dokumentationszeit, während Mitarbeitende zu Umgehungslösungen wie parallelen Notizen oder externen Hilfsmitteln griffen. Der Beitrag zur Einführung einer elektronischen Patientenakte im Krankenhaus-Report 2019 (Bertram et al.) macht zudem deutlich, wie groß die Lücke zwischen technischer Spezifikation und ergonomischem Klinikbetrieb sein kann.
Für Entscheidungsträger lohnt sich eine konkrete Gegenüberstellung typischer Systemerfahrungen:
| Stolperstein | Integrierter Zielzustand |
|---|---|
| Dokumente müssen manuell in mehreren Portalen gesucht werden | Relevante ePA-Inhalte erscheinen kontextbezogen im KIS |
| Medikationsdaten werden erneut abgetippt | Strukturierte Daten werden sicher übernommen und geprüft |
| Viele Warnungen erzeugen Alarmmüdigkeit | Hinweise sind priorisiert, verständlich und klinisch begründet |
| Entlassbriefe werden gescannt und nachbearbeitet | Freigegebene Dokumente werden automatisiert übertragen |
| Berechtigungen sind pauschal und schwer nachvollziehbar | Rollen, Ausnahmen und Notfallzugriffe sind transparent geregelt |
Usability muss deshalb als Qualitäts- und Sicherheitsfaktor behandelt werden. Vor der Beschaffung oder einem größeren Update sollten reale Behandlungsszenarien mit Ärztlichem Dienst, Pflege, Medizincontrolling, Datenschutz und IT getestet werden. Entscheidend sind nicht nur Funktionslisten, sondern messbare Kriterien wie Zeit bis zum Auffinden eines Vorbefunds, Anzahl notwendiger Klicks, Fehlerraten und Dokumentationsdauer. Ein KIS, das die ePA nahtlos integriert, reduziert den Wechsel zwischen Anwendungen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Akte im entscheidenden Moment tatsächlich genutzt wird.
Erfolgreiche Implementierungsmuster aus der Praxis
Praxisbeispiele zeigen, dass Automatisierung einen besonders sichtbaren Mehrwert erzeugen kann. In den Dr. Erler Kliniken in Nürnberg werden seit Dezember 2025 Entlassbriefe und medizinische Befunde automatisch in die ePA übertragen. Nach Angaben der Klinik werden täglich etwa 250 Dokumente automatisiert hochgeladen, mit steigender Tendenz. Mitarbeitende berichten, dass dadurch manuelles Scannen zurückgeht und Informationen für weitere Behandler transparenter verfügbar sind. Auch Medikamentendaten und Vorerkrankungen können die Vorbereitung von Konsultationen unterstützen, sofern die technischen Voraussetzungen und Einwilligungsregeln erfüllt sind.
Dieses Muster ist übertragbar, aber nicht mit einem einmaligen Software-Rollout erledigt. Erfolgreiche Kliniken verbinden technische Aktivierung mit Prozessdesign, Schulung und laufender Auswertung. Die von gematik, Deutscher Krankenhausgesellschaft, klinischen Praktikern und KIS-Anbietern diskutierten Implementierungserfahrungen zeigen, dass Fragen zu Dokumenttypen, Primärsystemintegration und Zuständigkeiten früh geklärt werden müssen. Besonders wirksam ist ein Change-Management, das nicht nur allgemeine Schulungen anbietet, sondern konkrete Rollen im Stationsablauf adressiert.
Für Klinikleitungen bietet sich ein dreistufiges Vorgehen an:
- Prozesse vermessen: Aufnahme, Visite, Medikationsabgleich, Befundanforderung und Entlassung werden mit Zeitaufwand, Medienbrüchen und Fehlerquellen dokumentiert. Priorität erhalten Szenarien mit hohem Risiko und häufigem Informationsverlust.
- Integration im Pilotbereich testen: Eine Station oder ein Fachbereich prüft definierte Anwendungsfälle mit realen Nutzergruppen. Dabei werden Klickzahlen, Suchzeiten, Übertragungsfehler, Supportaufwand und Patientenrückmeldungen erfasst.
- Skalieren und nachsteuern: Nach einer stabilen Pilotphase werden Standards, Schulungen und Verantwortlichkeiten auf weitere Bereiche übertragen. Ein dauerhaftes Steuerungsgremium bewertet technische Updates, Datenschutzfragen und klinische Kennzahlen.
Pflegedirektionen sollten dabei ausdrücklich beteiligt sein. Pflegefachpersonen sind häufig diejenigen, die Informationen im Schichtbetrieb suchen, Übergaben organisieren und Abweichungen im Ablauf früh bemerken. Ihre Rückmeldungen zeigen, ob eine Funktion wirklich entlastet oder lediglich Dokumentationsarbeit verlagert. Ebenso braucht es klare Regeln für Strukturierte Daten, Freitext, Freigaben und Korrekturen. Nur wenn der Prozess von der Erfassung bis zur Nutzung geschlossen ist, entsteht aus dem Dokumentenupload ein klinischer Informationsgewinn.
Die Weichen für eine entlastende Akteninfrastruktur stellen
Die ePA wird nicht allein durch ihre Existenz zum Effizienzhebel. Ihr Mehrwert entsteht aus der Qualität der Schnittstellen, der Aktualität und Struktur der Daten sowie aus Prozessen, die den klinischen Alltag abbilden. Ein System, das Befunde automatisch bereitstellt, Medikationsinformationen sicher überträgt und Zugriffe verständlich steuert, kann Notfallversorgung und Entlassmanagement spürbar verbessern. Ein System mit Medienbrüchen, unklaren Berechtigungen und hoher Klicklast verstärkt dagegen die Bürokratie.
Vorstände, IT-Leitungen, Chefärzte und Pflegemanagement sollten die ePA deshalb als gemeinsames Organisationsprojekt behandeln. Investitionen in Usability-Tests, Interoperabilität, Berechtigungsmanagement und Schulung sind keine Zusatzkosten ohne klinische Wirkung, sondern Voraussetzungen für Sicherheit und Akzeptanz. Perspektivisch kann eine konsequent integrierte ePA die Grundlage für stärker patientenzentrierte, sektorenübergreifende Versorgung bilden. Der nächste sinnvolle Schritt besteht darin, den Nutzen nicht abstrakt zu versprechen, sondern an konkreten Stationen zu messen und die Akteninfrastruktur dort zu verbessern, wo sie Behandlung und Zusammenarbeit täglich unterstützen muss.